دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم وتحقیقات

نقش تکنولوژي اطلاعات درمدیریت  

درس تکنولوژی اطلاعات وسیستم های اطلاعاتی 

خانم دکتر نوشین فرد

پريدخت رحيمي خوشنامه 

دانشجوي کارشناسي ارشد علوم کتابداري واطلاع رسانی

تیرماه 1389 

فهرست مندرجات :

مقدمه

1.      نفوذ تکنولوژی اطلاعات در مديريت

2.      ضرورت مديريت الکترونيکي

3.      سيستمهاي پشتيباني از مديريت ( mss )

4.      عناصر اصلي سيستم اطلاعات مديريت الکترونیک

5.      انواع سيستم هاي اطلاعاتي مدیریت الکترونيکی

6.      عوامل موثربرانتخاب نوع سیستم اطلاعات الکترونیکی مورد نیاز یک سازمان

7.      تاثيرتکنولوژی ونقش آن درآینده

مقدمه

يکي از ويژگيهاي عصر حاضر ، تغيير وتحولات سريع درهمه ابعاد جوامع بشري است اين تغييرات از زمان انقلاب صنعتي تا قرن حاضر در تمامي زمينه ها نمود عملي يافته است. با توجه به پيشرفتهاي موجود درهمه زمینه وخصوصاً در زمینه الکترونيک، اين تغييرات جنبه انقلابي بخودگرفته ودر اين ميان تکنولوژي اطلاعات، موتور تغييرات بشمار مي رود. با توجه به اين تغييرات، مديريت بايستی تکنولوژی اطلاعاتي مناسب را به گونه اي طراحی یا انتخاب کندکه اورا دررابطه با تغييرات آتي، تعديل وهماهنگ با آن ياري نمايد. وجود تعامل ميان سازمان و محيط اطراف و آمادگي هر چه بيشتر در رقابت با رقبا، همگي بر اهميت شناخت و نحوه صحيح بکارگيري ابزار وروشهاي اطلاع رساني درون سازماني و برون سازماني تاکيد دارند.

در سالهاي اخير سرمايه گذاري هاي بسيار سنگيني در اکثرکشورها براي تجهيز سازمان های خود به امکانات تکنولوژی اطلاعاتی از جمله کامپیوتر، سخت افزارونرم افزارهای فنی ومدیریتی، توسعه شبکه هاي داخلي واتصال به شبکه هاي جهاني انجام گرفته است. اين مسئله موجب افزايش ورودي سازمانها شده و انتظار مي رود که موجب افزايش خروجي و نهايتاً افزایش بهره وري سازمان نيز بشود. دنياي امروز دنياي تغييرات،  تهديدها و فرصتها مي باشد در دنياي کنوني پيشرفت تکنولوژی اطلاعات به حدي است که هر لحظه چشم پوشي از آن خسارات جبران ناپذيري را به توسعه وحتی حیات یک سازمان وارد خواهد کرد.  

1.     نفوذ تکنولوژي اطلاعات در مديريت

تکنولوژي اطلاعات يک اصطلاح عمومي است که شامل سخت افزارکامپيوتر، نرم افزار ، سيستم مخابراتي، وسايل و تجهيزات الکترونيکي ميباشد بگونه اي که امروزه عملکرد آن اغلب زمينه هاي زندگي بشر وخصوصاً اکثرقریب به اتفاق سازمان ها وسيستم هاي اطلاعاتي ومديريتي را تحت تاثيرقرارداده است. امروزه تقریبا هیچ سازمانی را نمی توان یافت که درآن از تکنولوژی کامپیوتر بهره مند نباشد دراکثربنگاه هاي اقتصادي، سازمانها وسایرتشکيلات مديريتي، هزينه زيادي جهت خريدکامپيوتر، نرم افزار وروشهاي بکارگيري تکنولوژي اطلاعات صرف ميشود تا تمامي داده ها بخصوص در بخش هاي مالي وانبار آماده وبروز باشد چرا که رشد سريع تکنولوژي استفاده ازحداکثرظرفيت سيستم هاي اطلاعاتي را بمنظور تصميم گيري هاي حساس مديريتي يا مقابله با نوسان قيمتها اجتناب نا پذير کرده است بگونه ای که امروزه یکی از شاخص های پیشرفت وتوسعه بنگاه میران استفاده از این تکنولوژی درفرآیند تولید وفعالیت است. قبل از گسترش اين نوع تکنولوژي مديران قادر نبودند از اطلاعات سازماني خود در اسرع وقت وبه نحو احسن استفاده ببرند زیرا اطلاعات حاصله معمولاً قديمي بوده ويا با تاخير در اختيار مدير قرار ميگرفت ويا اينکه جمع آوري آنها توام با صرف هزينه هاي گزاف بود بطوريکه اغلب درمقام مقايسه با اهداف مورد نظرصرفه اقتصادي نداشتند. ليکن امروزه مديران با بهره گيري از توانمندي هاي نامحدود سيستم هاي اطلاعاتي که بر پايه تکنولوژي کامپيوتر قراردارد نه تنها قادرند به همه ابعاد مختلف مديريت سنتي واطلاعات کنترلي سازمان تحت نظر خود بپردازند بلکه فراتر از آن قادر خواهند بودکه چگونگي فرآيندتصميم گيري رقباي خود را نيز پيش بيني ويا حتي مدل سازي نمايند وبدين ترتيب با اعمال استاندارد ها در هرلحظه ميزان انحراف از برنامه ها را محاسبه ودر خصوص اصلاح آن اقدام نمايند. 

2.     ضرورت مديريت الکترونيکي

همانگونه که در تعاريف سنتي مديريت آمده بخشي از وظايف مديرچگونگي بازار يابي ويافتن بازار هاي جديد ومناسب جهت خريد مواد اوليه ونيزارائه محصولات بنگاه است دراين خصوص استفاده ازانواع تبليغات وروشهاي مختلف آن بعنوان اصول سنتي وکلاسيک در همه کتابهاي مديريتي ذکر شده است. ليکن امروزه بدليل جهاني شدن ارتباطات وگردش اطلاعات اساساً چگونگي بازاريابي جهت محصولات نيز دگرگون شده است بگونه اي که روشهاي سنتي وقديم بازاريابي و تبليغات ديگر پاسخگوي اقتصادجهاني نيست لذا شرکتها وبنگاههاي اقتصادي ومديران موفق جهت ماندگاري در فضاي رقابت جهاني کسب وکار به سمت بازار يابي الکترونيکي روي آورده والزاماً ساختارهاي مديريتي خودرا بربنيان دسترسي به اطلاعات جهاني وبکار گيري مديريت الکترونيکي استوارنموده ويادر آنها تجديد نظرکرده اند. مديريت الکترونيک شامل نرم افزاروکليه سخت افزارهاي الکترونيک لازم بعنوان ابزار هاي مدرن مورد نياز يک مديراست که باعث تسهيل در فرآيند تصميم گيري يک مدير ميشود. همچنين مديريت الکترونيک شامل مراحلي است که در طي آن با توسل به تکنولوژي اطلاعات وترکيب آن با فنون نوين مديريتي يک مدير قادرخواهد بود نه تنها برامور پرسنلي، مالي، برنامه ريزي ونيزکليه مراحل خريد، توليد، انباروفروش محصولات خود در همه سطوح نظارت تام داشته باشد، بلکه کالاي خودرا به نحو احس ودر اسرع وقت و با کمترين هزينه ممکن درمعرض ديد مشتري قرارداده ويااينکه مواد يا کالاي مورد نظرش را با بالاترين استاندارد وکمترين هزينه ممکن تهيه نمايد. همچنين مديريت الکترونيک آخرين اخبار از اوضاي اقتصادي ، فرهنگي ، سياسي اجتماعي ، علمي و... بطور کلي آخرين اطلاعت موردنيازيک مدير را در کمترين زمان و هزينه ممکن جهت تصميم گيري در اختياروي قرار ميدهد. در اين فرايند يکي از جنبه هاي مهم مديريت الکترونيک، امنيت اطلاعات واطمينان از عملکرد درست سيستم است که شرط اصلي وکليدي مورد نياز يک مدير درانجام يک تجارت موفق ميباشد وهمين امر باعث شده که در کمتر از يک دهه تجارت الکترونيکي با رشدسريع خود امروزه بيش از يک سوم  حجم تجارت جهاني و بيش از 90 در صد عمليات نقل وانتقال پولي را بخود اختصاص دهد. بديهي است اينگونه مديريت همانند هر نوع تکنولوژي جديد چالشها ومشکلات خاص خودرا نيز به همراه دارد که فعلاً مورد نظر مانبوده ودرمقوله حاضرنيز نمي گنجد ليکن قطعاً ميتوان گفت که منافع آن بمراتب برمعضلات ومشکلات آتي آن برتري دارد بگونه اي که رفع مشکلات پيش آمده بعضاً خود به نوعي جز مزاياي سيستم تلقي شده وبراعتمادواطمينان هرچه بيشتربه آن افزوده است. بدیهی است در جهان رقابتی امروز هرگونه عقب ماندگی از فرایند جهانی شدن درهمه ابعاد اقتصادی، سیاسی، مدیریتی،  فرهنگی و... موجب خسارات جبران ناپذیر خواهد بود لذا ضرورت بکارگیری مدیریت الکترونیک در هر سازمان وبنگاهی از اولویت ویژه ای برخوردار است. پرواضح است که شرط اولیه واساسی نیز داشتن دانش وچگونگی فهم استفاده از تکنولوژی جدید میباشد به بیان دیگر حتی درصورت تجهیز سازمان یا بنگاه اقتصادی به مدرن ترین وبالاترین نوع تکنولوژی ارتباطی ومدیریتی پیشرفته، چنانچه مدیریت  نتواند خود را باآن هماهنگ نماید وهمچنان بر استفاده از روشهای سنتی تکیه کند از گردونه پیشرفت وتمدن جهانی حذف خواهد شد.  

3.     سيستمهاي پشتيباني از مديريت (mss)

سيستم هاي پشتيباني از مديريت شامل مجموعه اي ازسيستمهاي اطلاعاتي کلي ، يکپارچه و مبتني برسخت افزارونرم افزار کامپيوتري والکترونیکی است که اطلاعات مناسب را جهت پشتيباني از مديران بمنظور تسهيل دراخذ تصميم گردآوري ميکند. بديهي است ميزان ونوع اطلاعات فراهم شده جهت استفاده در سطوح مختلف مديريتي متفاوت است. همانطور که ميدانيم هر چقدر که از سطوح مديريت اجرايي به سمت مديرت ارشد حرکت کنيم، برنامه ريزي ها بلند مدت تر، اطلاعات کلي تر، نيازبه اطلاعات خارج از سازمان بيشتر و تصميم گيري ها استراتژيک تر وساختاري تر خواهد بود وبرعکس. لذا ارائه مجموعه اي ازاطلاعات که بتواند در همه سطوح مديريتي مورد استفاده رده هاي مختلف مديران (از اجرايي تا ارشد) ونيز متخصصين امر قرار گيرد از جمله بخشي ازمحتواي سيستم پشتيباني از مديريت است.  بررسي بيشتر در اين خصوص خود مقوله اي مفصل بوده که در اين مجموعه نمي گنجد ليکن فهرست وار بشرح ذيل ميتوان به رئوس انواع مختلف آنها اشاره کرد:

     سيستمهاي پردازش عمليات

     سيستمهاي اطلاعات مديريت

     سيستمهاي پشتيباني از تصميم

     سيستمهاي اطلاعات اجرايي

     سيستمهاي خبره

     سيستمهاي مبتني بر شبکه عصبي 

4.     عناصر اصلي سيستم اطلاعات مديريت الکترونيک:

ازجمله عناصر اصلي سيستم اطلاعات مديريت ميتوان به اختصار به سه مورد ذيل اشاره کرد:

الف - سخت افزارها

اين بخش شامل مجموعه اي از کامپيوتر ها ولوازم فني وجانبي آنها ازجمله پرينتر، فاکس، اسکنر مولتي ميديا وغيره  به انضمام وسايل ايجادارتباط مخابراتي ازقبيل انواع مودم ، روتر وغيره ميباشد که شرح فني همه جزئيات آن از حوصله اين مقاله خارج است.

ب -  نرم افزار ها

اين بخش شامل مجموعه اي از نرم افزار وبرنامه هاي کاربردي است که به فراخور حال و میزان نیاز برروي سخت افزار ها نصب وراه اندازه ميشود که از جمله مهمترين آنها ميتوان به برنامه هاي معروف Office, Explorer, Adobe, html و... مربوط به شرکت هایی چون ميکروسافت، مکینتاش، اپل و... اشاره نمود همچنين شامل مجموعه اي از نرم افزار هاي مالي وفني است که مديران ومتخصصين را درهر لحظه قادر ميسازد که بر حسن اجراي امور مالي ويا فني یک سازمان یاتشکیلات تحت امرخود نظارت عاليه داشته باشند.

ج -  شبکه هاي ارتباطي

مجموعه سيستم يکپارچه فوق جهت خدمت به تعداد زيادي کاربر از طريق سیستمی موسوم به شبکه هاي ارتباطي، با يکديگردرارتباط قراردارند بگونه اي که هر کاربر بسته به حوزه عمل و اختيارات محوله مجازبه دسترسي به بخشي از اطلاعات ودخل وتصرف در آنها ميباشداين شبکه شامل سيستم هاي مخابراتي محلي ويا بين المللي، مودم، روتر، ديش، فيبر نوري، ماهواره هاي مخابراطي و خطوط تلفن ميباشد. ساده ترين شکل اين نوع شبکه ارتباطي (موسوم به شبکه هاي LAN) مجموعه اي محدود شامل چندکامپيوتر است که از طريق کابل هاي ارتباطي محدود، بهم متصل بوده وکاربران حسب مورد قادر به دسترسي به بخشي از اطلاعات موجود درداخل يک مجموعه ميباشند. نوع پيشرفته آن موسوم به شبکه جهاني اينترنت است که درآن ميليون ها کاربرقادراند در هرلحظه از شبانه روز به هرمجموعه اي ازبانک هاي اطلاعاتي موجود درسراسردنيا دسترسي داشته باشند. بدیهی است یک بنگاه حسب مورد وبا توجه به میزان هزینه ونیاز خود میتواند هر سطح دلخواهی از این طیف وسیع را انتخاب ومورد استفاده قرار دهد. معمولاً به مجموعه نرم افزار وسخت افزارهای مورد استفاده دریک شبکه محدود که قابلیت گسترش و اتصال به شبکه جهانی اینتر نت را دارد شبکه اینترانت گفته میشود. این واژه در ادبیات مدیریتی به سیستم اطلاعات مدیریت الکترونیک موسوم است.

5.      انواع سيستم هاي اطلاعاتي مدیریت الکترونيکی

در ادبیات مدیریت آمده است که شبکه هاي اطلاعاتی يکي از اجزاي سيستم کنترلي محسوب ميشود. هدف چنين سيستمي کمک به چگونگی کنترل مجموعه تحت نظر مدیراست. در هر سازمان دو نوع کنترل وجود دارد 1- کنترل عملياتي 2- کنترل مديريتي. ازآنجا که  عمليات مختلف سازمان در قالب فرايندزيرسيستم صف وستادی انجام مي پذیرد،  لذا هريک از اين عمليات نيازمند کنترل خاص خود بوده و سيستمهاي اطلاعاتي مخصوص به خود را طلب مي کند، چنين سيستم هاي اطلاعاتي که عمليات مختلف سازمان را کنترل و پشتيباني ميکنند، سيستم هاي پردازش یا کنترل عملياتي مینامند. همچنین اطلاعات بدست آمده ازطریق کنترل عملیاتی، توسط سيستم دیگری  مورد تجزیه وتحلیل قرارگرفته که در فرم و شکل جديد و معني داری به مديريت عرضه مي شود چنین سیستمی را سیستم پشتیبان یا کنترل مدیریتی می نامند. به مجموعه این فرایند که شامل کنترل عملیاتی ومدیریتی است، سيستم اطلاعاتی مديريت اتلاق میشود. بدیهی است که عملکرد این مجموعه بدون استفاده از دانش الکترونیک، کامپیوترونرم افزار های مدیریتی وفنی امکان پذیرنخواهدبود. 

6.     عوامل موثربرانتخاب نوع سیستم اطلاعات الکترونیکی مورد نیاز یک سازمان

طیف وسیعی از پارامتر های مختلف در انتخاب نوع سیستم های اطلاعاتی توسط مدیر یک بنگاه وجوددارد. این عوامل از شرایط آب وهوا گرفته تا اوضاع واحوال اقتصادی اجتماعی همه وهمه در انتخاب یک سیستم اطلاعاتی الکترونیک موثر است که در اینجا به اختصار به رئوس آنها اشاره میکنیم:

     نوع فعالیت یا بنگاه

     حجم تولید وتنوع محصولات بنگاه

     جایگاه بنگاه یا سازمان دربازار های داخلی وخارجی

     اندازه و ساختار بنگاه یا سازمان

     وضعیت فعلی تکنولوژی ومیزان کاربرد آن درسازمان

     سبک وروش مدیریت دراداره بنگاه

     توانایی بنگاه در تامین هزینه انتخاب سیستم اطلاعات

بدیهی است بررسی همه موارد فوق مستلزم تحقیق جداگانه ای است که در این مقال نمی گنجد. لیکن بطور خلاصه بایدگفت که یک مدیر با توجه به موارد مذکور وسایر مواردی که حسب مورد ممکن است دارای وزن واهمیت بیشتری نسبت به هریک ازموارد فوق باشند اقدام به انتخاب یکی ازپکیج های اطلاعاتی نموده ویا در صورت لزوم نسبت به سفارش یا طراحی آن مطابق نیاز وسلیقه اقدام میکند. بعنوان مثال یک مدیر بمنظور محاسبه بهای تمام شده کالای خود میتواندیکی از هزاران نرم افزار مالی موجود در بازار را خریداری کند ویا درصورتی که با توجه به سلیقه ونیازش نرم افزار های موجود در بازارخواسته وی را برآورد نکند اقدام به سفارش ساخت یا طراحی نرم افزار جدید مطابق خواسته وسلیقه اش نماید. واضح است که همواره بین کارایی سیستم خریداری شده وهزینه آن توجیه فنی واقتصادی مد نظر خواهد بود.

7.     تاثيرتکنولوژی ونقش آن درمدیریت آینده

پیش بینی آینده درخصوص هرپدیده جدید، امری مشکل وبعضاً محال است. بدیهی است این موضوع درخصوص آینده تکنولوژی ونقش آن درمدیریت نیز صادق است همچنین از دیدبسیاری ازمدیران، انقلاب کامپیوتر دراطلاع رسانی، رشد نرم افزار وازهمه مهمتر، اینترنت واینترانت، پیشگویی تاثیرتکنولوژی برمدیریت را بیش از بیش مشکل ومشکلتر میکند. لیکن علیرغم قبول اینکه آینده غیرقابل پیش بینی است ونمی توان گفت که چه پیش خواهدآمد، اما میتوان با قاطعیت پیش بینی کرد که چه پیش نخواهدآمد!! بعنوان مثال آنچه که با قاطعیت میتوان گفت این است که یک مدیردرآینده وقت خودرا صرف پیگیری حضور وغیاب پرسنل تحت امر خود نخواهد کرد همچنین ابعاد فیزیکی یک اداره یا مجموعه سیستم مدیریتی، محدود به منطقه جغرافیایی خاص ویا محدوده زمانی معینی نخواهد بود. با توجه به رشد سریع تکنولوژی وخصوصاً اینترنت، درآینده هیچ لزومی به حضور فیزیکی پرسنل در محل کارشان نیست وچه بسا که هرکدام در حوزه مرز های سیاسی کشورهای مختلفی حضور داشته باشند. همچنین توانایی انجام کار، کنترل ونظارت بر حسن انجام امور در خارج از محیط ادارات، یا از داخل منزل وحتی در حال سفر، ونیزاستفاده از سیستمهای اطلاعاتی چندرسانه ای یکپارچه که گسترش دسترسی به اطلاعات را بیش از بیش ممکن میسازد، همگی بخشی ازآینده مدیریت مدرن خواهدبود. بدیهی است پدیده جهانی شدن وکمرنگ شده مرزهای زبانی، سیاسی، اقتصادی و اجتماعی  منجر به افزایش سطح انتظارات در همه ابعاد ودر هم ریختن سنتهای دیرین شده ولذا روش های جدید مدیریتی که همگام با تحولات تکنولوژی ساز گار شده باشند را طلب میکند. امروزه استفاده از اینترنت باعث شده که اسناد مهم سازمانها وادارات به معنی گذشته خود دیگر محرمانه تلقی نشوند چرا که قبل از اینکه این اطلاعات به دفتر مدیر یا مسئول ساز مان برسد، از طریق انتشار برروی شبکه جهانی دردسترس عموم قرار گرفته ویا اینکه توسط انواع هکرها وکسانی که به هرطریق قادر به نفوذ در سیستم های امنیتی هستند لورفته یاکشف شده اند. به بیان دیگررشد تکنولوژی باعث شده که درآینده هیچ اطلاعاتی محرمانه نباشد وبه اصطلاح "مدیران در اتاق شیشه ای مدیریت کنند."  در این فرآیند اگرمدیریت نتواند خودرا با پیشرفت تکنولوژی همگام وهماهنگ سازد، قطعاً محکوم به شکست خواهد بود. لذا هرگونه پیشرفت تکنولوژی منجر به تغییر در مدیریت چه بطور مستقیم (از طریق بکارگیری سخت افزار ونرم افزار های مدرن الکترونیکی) وچه بصورت غیر مستقیم (ازطریق تغییردرسیستم های موجودوبازنگری درروشهای سنتی) خواهد شد واین امر اجتناب ناپذیر است. بگونه ای که برخی متفکرین معتقدندکه مدیریت درآینده مجبور است که حتی با سرعتی بیشتر از تغییرات تکنولوژی متحول گردد تا نه تنها با تحولات آن منطبق شود، بلکه پیشاپیش زمینه رشد آتی تکنولوژی را نیزفراهم کند. به بیان دیگر درآینده، مدیریت خود بگونه ای مکمل وجز لاینفک وزمینه سازتوسعه تکنولوژی مدرن خواهد بود. البته هرچندامروزه تکنولوژی اطلاع رسانی درحوزه هایی چون ثبت نام، پذیرش، امورمالی، رکوردهای دانشجویی و... خصوصاً در دانشگاه های جهان سالهاست که گسترش یافته ودرایران نیز چند سالی است که پدیدار گردیده، لیکن هنوز درایران مدیریت کلان دانشگاه نتوانسته است خودرا با توجه به این تحولات منطبق سازد و هرچند که در برخی زمینه ها تاحدودی نیز رشد قابل توجهی داشته است، لیکن تارسیدن به کمال مطلوب راه درازی درپیش است. نمونه این مطلب را میتوان در کتابخانه های دانشگاه های ایران جستجوکردکه علیرغم ترکیب تکنولوژی واطلاع رسانی و بکارگیری کامپیوتر واستفاده از نرم افزار های مدرن درآنها، همچنان بحث دسترسی در مقابل موجودی مد نظربوده واین سوال مطرح است که:         آیا کتابخانه مکانی برای مالکیت وذخیره اطلاعات از طریق دارا بودن کتب ومنابع دیگر است ویا اینکه مکانی(واقعی یا مجازی) جهت کمک به کاربر است تا در مواقع ضروری زیر ساخت های ارتباطی را برای دستیابی به اطلاعات مورد استفاده قرار دهد؟  

پریدخت رحیمی خوشنامه دانشجوی ارشدکتابداری واطلاع رسانی

 دانشگاه آزادواحد علوم وتحقیقات تهران

تیرماه 1389

منابع وماخذ:

o      مومنی هوشنگ:  "مدیریت مدیریت منابع اطلاعات" جلددوم 1372

o      گرامی محمدرضا: "مدیریت الکترونیکی"

o      باقریان محمد: "شناخت وضع موجود نظام اداری وبرنامه احرائی وتحول در نظام اداری " سازمان اموراداری کشور 1378

o      سیستمهای اطلاعاتی در مدیریت 

 

4   3   2   1

home صفحه اول

معاونت پژوهشیکتابخانه های دانشگاهمقالات وسخنرانی هانامه های ادارینقشه سایت